Blog

6 razões para deixar de usar planilhas de gerenciamento na empresa

Muitos gestores, gerentes e administradores que usam ou já usaram softwares de planilhas eletrônicas, como o Excel, para gerenciar suas empresas, se viram em apuros em algum momento. Mesmo com no-break, back-up e servidor de alto desempenho, em determinado eles momento ficaram de mão atadas, sem ter condições de saber como está o negócio, pois todo o controle estava naquelas planilhas de gerenciamento que não abrem mais!

O computador travou, o HD parou de funcionar, o arquivo foi corrompido ou não foi salvo, enfim, existe um centena de eventos aos quais os computadores estão sujeitos. Onde está o problema? Seria a planilha do Excel a ferramenta certa para fazer o gerenciamento do seu empreendimento? Se você acha que sim, é por que não conhece as ferramentas de gerenciamento de negócios, fundamentadas em tecnologia de business intelligence.

As planilhas eletrônicas são ferramentas extremamente versáteis e, por isso mesmo, são utilizadas com frequência no gerenciamento de negócios. São feitos controle de estoque, fluxo de caixa, cadastro de clientes e fornecedores e outras atividades. Porém, há pelo menos seis motivos para usar um software profissional de gerenciamento ao invés de planilhas:

1. Dificuldade de causar erros

Normalmente planilhas de gerenciamento são programadas para fazer cálculos, e essa programação pode provocar erros ao mínimo deslocamento de uma linha, coluna ou célula, comprometendo a confiabilidade dos resultados. Nos softwares de gerenciamento, a programação geralmente é inacessível ao usuário, garantindo a confiabilidade dos resultados.

2. Facilidade de uso

Os softwares profissionais de gerenciamento não exigem que o usuário saiba nada de programação, pois tudo já vem embutido e pronto para o uso. Com uma interface de fácil acesso e entendimento, ela faz todo o trabalho para o usuário, que só precisa inserir os dados.

3. Aumento da produtividade

Não há, no software de gerenciamento, a necessidade de se fazer programações, edições e organizar dados, pois tudo isso é feito automaticamente. Dessa forma, há considerável aumento de produtividade e ganho de tempo.

4. Organização

Os dados não ficam dispostos exclusivamente em formato de planilhas, com linhas e colunas que, muitas vezes, devido ao tamanho, são de difícil visualização e organização. Nos softwares de gerenciamento de negócios os dados podem ser filtrados, e somente a informação necessária será disponibilizada.

5. Mobilidade

Uma planilha Excel deve estar gravada em um HD, pendrive ou em algum serviço de armazenamento na internet. Mas há sempre o risco de dificuldade de acesso e perda dos dados ou do dispositivo, comprometendo a segurança de suas informações. Um banco de dados armazenado na nuvem certamente estará bem mais protegido, e isso um software de gerenciamento de negócios pode fazer por você.

6. Interface com outros sistemas

Uma planilha sempre exigirá muito trabalho no seu gerenciamento. Imagine uma planilha que deva ser alimentada diariamente por vários setores da empresa ou por várias pessoas. Como ter certeza que uma pessoa, ao preencher um dado, não alterou outro? Com um sistema de gerenciamento esse problema não ocorre, e vários sistemas de vários setores ou departamentos podem ser interconectados com segurança de agilidade.

O tempo e o esforço gastos no gerenciamento de um negócio não são desprezíveis. O empresário, gerente ou administrador tem de ter em mente que profissionalismo na gestão do negócio é tão fundamental quanto o profissionalismo no negócio em si. Não dá para perder tempo, esforço e, certamente, dinheiro devido a um controle ineficiente.

E aí, gostou da postagem de hoje? Tem alguma história sobre problemas gerados pela utilização de planilhas de gerenciamento? Conte para a gente nos comentários!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Quer Saber tudo Sobre o Mundo do BI? Cadastre-se abaixo e receba os melhores conteúdos sobre Business Intelligence.